PROJEKT ORGANISIEREN

Die Ergebnisse sind normalerweise am besten, wenn ein wenig Krisenatmosphäre herrscht. Business as usual reicht normalerweise nicht aus, um schwerwiegende Probleme mit der Bestandsgenauigkeit innerhalb von zwei Monaten zu beheben. Manchmal ist ein demütigender Schlag, wie der Verlust von Millionen durch eine Bestandsabschreibung oder eine ungünstige Abschreibung durch Inventarisierung  einen Kunden, hilfreich, um den Status quo zu zerstören und eine Organisation zu motivieren, ernsthaft an einer Lösung zu arbeiten. Das Handeln von Führungskräften auf höchster Ebene funktioniert am besten, um Menschen zu motivieren und zu mobilisieren.

Dieser Artikel ist auch auf unserer Website verfügbar: PROACTION - Generieren von Best Practices. Es ist ein Auszug aus einem Artikel, der ursprünglich von George Miller, dem Gründer von PROACTION, verfasst wurde. Es wurde von Paul Deis , CEO von PROACTION, modifiziert und aktualisiert.

Versuchen Sie, Unternehmensziele und -ziele mit Projektzielen zu verknüpfen, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter für das Projekt „einkaufen“ und an den Ergebnissen gemessen und belohnt werden.

Sobald die anfänglichen Ziele erreicht sind, erklären Sie nicht einfach den Sieg und gehen Sie nach Hause. Richten Sie einen geringeren laufenden Wartungsaufwand ein, um sicherzustellen, dass das Problem behoben bleibt und weitere Verbesserungen vorgenommen werden.

o Es wird ein leitender Sponsor benötigt, jemand mit dem Durchsetzungsvermögen, Ressourcen und Aufmerksamkeit bis zur Fertigstellung auf das Problem zu konzentrieren. Die Ergebnisse sind in der Regel direkt proportional zur Stärke und dem Engagement des leitenden Sponsors. Manchmal ist es nicht möglich, einen Sponsor zu bekommen, bis ein Fall vorgebracht wird, dass es ein Problem gibt.

o Ein Projektleiter und ein multidisziplinäres Team sind erforderlich, vorzugsweise aus den Bereichen Betrieb, Material, Finanzen, Vertrieb und möglicherweise Prozess- und Konstruktionstechnik (abhängig von den identifizierten Problemen). In einer großen Organisation kann ein Vollzeit-Projektleiter erforderlich sein. Es werden Mitarbeiter für die Bestandsprüfung, die Zykluszählung und den Abgleich benötigt. Die Menge an benötigter Arbeitskraft hängt von der Größe der Organisation, der Komplexität und dem Ausmaß des Problems ab. Beispielsweise benötigte eine 500.000 Quadratfuß große Verarbeitungsanlage mit etwa 4000 Artikeln und einer Bestandsgenauigkeit von über 30 % einen Vollzeitkoordinator, vier Vollzeitzykluszähler und zwei Teilzeitkräfte für sechs Monate, die danach auslaufen. Häufig beteiligen sich Berater und Unternehmensprüfer, um Projekte erfolgreicher zu machen.

o Ein Projektplan ist erforderlich, der Empfehlungen aus diesem Dokument und andere unternehmensspezifische Aktivitäten enthält. Dieser Plan sollte zusammen mit einer fortlaufenden Liste von genauigkeitsbezogenen Problemen und Maßnahmen verwendet werden, um das Projekt voranzutreiben und die Bemühungen auf Aktivitäten zu konzentrieren, die zum Erreichen der Genauigkeitsziele erforderlich sind. Probleme sollten identifiziert, auf eine Hauptproblemliste gesetzt, geeigneten Mitarbeitern zur Lösung zugewiesen und dann bei jeder wöchentlichen Besprechung für die Dauer des anfänglichen Verbesserungsprojekts besprochen und verfolgt werden.

Der Plan sollte konkrete Aktivitäten, Verantwortlichkeiten und Termine enthalten. Es muss befolgt und kompetent verwaltet werden. Ohne sorgfältige Verwaltung wird ein erheblicher Teil der Projektzeit darauf verwendet, herauszufinden, was die Probleme sind, und dafür zu sorgen, dass ihnen Ressourcen zugewiesen werden.

Wählen Sie Ihre Schlachten

Machen Sie sich bewusst, dass nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen und dass diese Geld kosten. Setzen Sie daher Prioritäten, indem Sie Probleme angehen, die sich am besten auszahlen und die gewonnen werden können.

Aktuelle Beispiele:

o Für ein Unternehmen war es sehr schwierig, den Überblick über Farbkonzentrate zu behalten, da sie aus Fässern geschöpft, draußen auf dem Boden gelagert wurden und sowieso nicht allzu viel kosteten. Daher wurden diese und andere ähnliche Artikel einer „Zwei-Behälter“-Bestellkontrolle unterzogen und verrechnet, wodurch eine ganze Klasse von Bestandsaufzeichnungsproblemen mit kaum mehr als einem Federstrich beseitigt wurde.

o Eine andere Firma hatte drei Lagerräume. Das erste enthielt Stoffe für Flugzeugsitze und war sehr gut organisiert und gut geführt, so dass nur minimaler Aufwand für die Verbesserung aufgewendet wurde. Der zweite war ein schlecht kontrollierter Rohstofflagerraum mit einem kurzzeitig beschäftigten Aufseher, der kurz vor der Pensionierung stand. Die Materialvorlaufzeiten betrugen nur wenige Tage, sodass die Auswirkungen von Fehlern weniger schwerwiegend waren. Wir entschieden uns dafür, seine Pensionierung abzuwarten, die nur noch ein paar Monate entfernt war. Das dritte Lager enthielt Zukaufteile und Spezialanfertigungen. Die Vorlaufzeiten waren lang, die Kosten hoch und die Folgen von Fehlern gravierend, daher haben wir uns entschieden, uns zunächst auf diesen Bereich zu konzentrieren. Um den Umfang noch weiter einzugrenzen, konzentrierten wir uns zunächst nur auf Artikel, die innerhalb des Vorlaufzeithorizonts benötigt wurden, und ignorierten veraltete und überschüssige Materialien.

o Der VP, Finanzen, in einem weiteren Fertigungsunternehmen stimmte zu, auf physische Bestandsaufnahmen für Bereiche zu verzichten, die zeigen, dass die Genauigkeitsziele erreicht wurden, wodurch Ressourcen für produktivere Zwecke freigesetzt wurden.

o Im Allgemeinen sind kontrollierte Lagerräume am einfachsten zu verbessern, da sie oft räumlich begrenzte Bereiche sind, eine Überwachung haben, die sich mehr an Genauigkeitskonzepten orientiert, Transaktionen weniger anfällig für prozessbedingte Fehler sind und leichter gezählt werden können. Greifen Sie dann Work-in-Process-Bereiche an, die im Allgemeinen anspruchsvoller sind.

o Ein Team deckte Dutzende von Genauigkeitsproblemen auf. Diese wurden priorisiert, damit sich die Ressourcen zur Problemlösung auf die Punkte mit der besten Amortisation und den größten Lösungschancen konzentrieren konnten.

o Einige Unternehmen, mit denen wir zusammengearbeitet haben, haben sich durch die Durchführung von Standortprüfungen fast sofort amortisiert. Überprüfen Sie einfach jeden Standort und vergleichen Sie ihn mit Ihren Aufzeichnungen. Physische Orte, die nicht in den Aufzeichnungen enthalten sind, können aufregende Glücksfälle sein. Der umgekehrte Fall ist Anlass für eine korrigierende Cycle-Count-Anpassung. Dieser Ansatz erfordert weitaus weniger Ressourcen als eine physische Zählinventur.

o Die meisten beobachteten Unternehmen konnten insbesondere am Anfang nicht alle Fehler beheben. Ihnen wurde geraten, es nicht einmal zu versuchen. Es ist wie der Versuch, den Ozean zu retten, weil Fehler schneller gemacht wurden, als Bestandsbilanzen korrigiert, geschweige denn diagnostiziert und abgeglichen werden konnten. Sie konzentrierten sich also zunächst darauf, die Hauptursachen von Fehlern zu beseitigen. Jedes Mal, wenn eine Ursache identifiziert und behoben wird, kann dies wahrscheinlich Dutzende, Hunderte oder sogar Tausende zukünftiger potenzieller Fehler beseitigen. Dieses Konzept kann einigen Buchhaltungsmitarbeitern schwer zu vermitteln sein, die darauf konditioniert wurden, jede Belastung und jede Gutschrift auf den Cent genau auszugleichen. Wählen Sie Ihre Schlachten!

BESTANDSGENAUIGKEIT DEFINIEREN

Was es nicht ist

Uns wurde oft von Vertretern verschiedener Unternehmen gesagt, dass ihre Bestandsgenauigkeit hoch war, sogar "Weltklasse", 95, 98 oder sogar 99+%, obwohl es tatsächlich überraschende Lieferrückstände, ungeplante Materialknappheit und unerklärliche Überbestände gab. Auf die Frage nach der Bestandsgenauigkeit lächelte das Personal in der Werkstatt und in den Filialen nur und erzählte uns seine Horrorgeschichten zu den Beständen.

Warum passiert das? Es gibt verschiedene Möglichkeiten, es zu messen. Zum Beispiel:

o Eine Firma hielt ihre Bestandsaufzeichnungen für hervorragend, weil sie bei einem Bestand von 6 Mio. Nun, es stellte sich heraus, dass dies lediglich eine arithmetische Summe der finanziellen Fehler war und dass der absolute Wert der einzelnen Fehler tatsächlich 900.000 Dollar betrug. Selbst das klang nach 85 % Genauigkeit.

Aber Betriebsmitarbeiter wissen, dass Produkte mit bestimmten Komponenten gebaut werden und dass Kunden bestimmte Produkte oder Dienstleistungen geliefert bekommen, nicht Geld. Wenn andere Faktoren wie Posting-Cut-Offs, Positionsfehler und Teilenummerfehler berücksichtigt wurden, wurde berechnet, dass die Genauigkeit tatsächlich nur 66 % betrug!

Die Bestandsgenauigkeit ist die Wahrscheinlichkeit, die richtigen Artikel am richtigen Ort und in der richtigen Menge zu finden, die laut Büchern vorhanden sind. Eine Genauigkeit von 66 % bedeutet, dass 34 % der untersuchten Artikel Mengen, Standorte oder Teilenummern aufwiesen, die sich erheblich von den „Buch“-Aufzeichnungen unterschieden. Anders betrachtet, würde es bei einer Bestellung mit zehn Artikeln nur eine Wahrscheinlichkeit von 15 % geben, alle Teile zu finden, die dem entsprechen, was in den Büchern steht. Ist das eine Art, ein Geschäft zu führen? Übrigens ist es traurig zu sagen, dass 66 % ungefähr der Durchschnitt sind.

Ein weiterer Grund für die Genauigkeits-Glaubwürdigkeitslücke ist, dass Menschen sich etwas vormachen, gelegentlich sogar lügen. Der Autor musste einmal jemanden feuern, der Zählungen fälschte. Die traurige Nachricht kam aus einem routinemäßigen Audit, das die Wirksamkeit des Cycle-Counting-Systems überprüfen sollte. Häufiger rationalisieren die Menschen einfach, dass die Dinge viel besser sind, als sie wirklich sind. Beispiel:

Was es ist

Eine Genauigkeit von 95 % gilt als akzeptables Mindestniveau für den Betrieb eines formalen Systems. Unsere Erfahrung ist, dass 95 % viel besser sind als ein durchschnittliches Unternehmen, aber es ist bei weitem nicht das, was erforderlich ist, um einen Weltklassebetrieb zu führen, wo 98 oder 99+ % angemessener sind. Von 66 % auf 90 % zu gehen ist einfacher als von 90 auf 95 % zu gehen, was einfacher ist als von 95 auf 97 % zu gehen. Wenn sich ein Unternehmen das Ziel einer Bestandsgenauigkeit von 95, 98 oder 99+ % setzt, was soll das bedeuten? Wir empfehlen normalerweise die folgenden Genauigkeitskriterien, abhängig von den speziellen Anforderungen des Unternehmens:

o Buchmenge zum abgeglichenen physischen Bestand, um genau zu sein, zum Beispiel innerhalb von 1 % für "A"-Artikel, 3 % für "B"-Artikel und 5 % für "C"-Artikel. Diese Ziele sollten den relativen Wert des Materials und die Grenzen der Möglichkeiten des Zählprozesses widerspiegeln. Die meisten Unternehmen vergleichen den physischen mit dem abgeglichenen Buchmengenfehler und  Inventarisierung der Buchmenge, um die Genauigkeit zu messen, um die Berechnungen zu vereinfachen. Manchmal empfehlen wir, den berechneten Fehler mit der wöchentlichen oder monatlichen Nutzungsmenge zu vergleichen, da dies statistisch aussagekräftiger ist, insbesondere in einer Umgebung mit hohem Volumen und geringem Bestand.

o Die Artikelidentifikation muss korrekt sein, oder sie zählt als zwei Fehler, denn wenn es nicht das ist, was in den Aufzeichnungen angegeben ist, dann muss es etwas anderes sein. Wenn Inventurmitarbeiter nicht sehr gründlich und sachkundig über Artikelidentitäten sind, bleiben diese Fehler oft unerkannt, bis sie von einem Inspektor, Produktionsmitarbeiter oder sogar einem Kunden entdeckt werden. Wir empfehlen eine Artikelprüfung vor der Lagerung oder dem Transport zur nächsten Prozessstation. Es ist hilfreich, Artikelspezifikationen und Fotos zu veröffentlichen und Mitarbeiter in ihrer Verwendung zu schulen, um solche Fehler zu reduzieren.